Arsip Digital BPJS Kesehatan

Arsip Digital BPJS Kesehatan

Pengertian Arsip Digital dan Tata Kelola dalam Arsip Digital BPJS Kesehatan

Dalam dunia database pengarsipan begitu penting untuk dikelola. BPJS Kesehatan sebagai program jaminan kesehatan milik pemerintah juga menerapkan pengarsipan yang semakin modern. Arsip digital BPJS Kesehatan dibuat untuk mempermudah pengelolaan data. Berikut ini akan dibahas mengenai pengertian arsip digital dan tata kelolanya dalam BPJS Kesehatan.

Pengertian Arsip Digital

  1. Sejarah Kata Arsip

Arsip berasal dari Bahasa Yunani yaitu Archivum yang berarti tempat untuk menyimpan. Arsip dalam salah satu sisi juga berarti warkat yang disimpan dalam selebar surat, kuitansi, data, film, dan lain sebagainya.

Dengan konsep pengertian yang demikian, dapat ditarik gambaran mengenai pengertian arsip itu sendiri. Arsip tidak hanya sebagai kumpulan warkat, tetapi juga memerlukan pengaturan prosedur dan tata cara pengelolaannya yang benar.

  1. Pengertian Arsip Digital

Arsip digital atau arsip elektronik merupakan suatu pengarsipan atau penyimpanan yang mengalami perubahan fisik. Dari yang hanya lembaran kertas, menjadi data elektronik atau data digital. Metode penyimpanannya juga beralih ke media digital layaknya flashdisk, server, dan masih banyak lainnya.

Proses konversi arsip dari lembaran fisik ke data elektronik dinamai sebagai alih media. Proses alih media ini pada umumnya menggunakan komputer dengan perangkat scanner. Sistem pengarsipan digital ini merupakan otomatisasi dari yang sebelumnya masih manual. Dapat dikatakan bahwa adanya pengarsipan elektronik tidak akan terbentuk tanpa melalui sistem arsip manual terlebih dahulu.

  1. Keuntungan Menggunakan Arsip Digital

Konversi dari arsip manual ke elektronik atau digital menyimpan banyak keuntungan. Adapun keuntungan antara lain:

  • Proses penemuan data menjadi lebih efisien dan efektif.
  • Memiliki sistem pengindeksan yang lebih fleksibel dan dapat dimodifikasi. Cara tersebut juga bisa dilakukan sesuai prosedur yang telah dikembangkan.
  • Lebih hemat biaya dan waktu.
  • Pencarian berdasarkan kata kunci sehingga lebih efektif.
  • Meminimalisir kemungkinan kehilangan Hal ini didukung dengan adanya prosedur keamanan yang baik.
  • Lebih hemat ruang penyimpanan fisik.
  • Proteksi kerusakan dokumen fisik lebih tinggi.
  • Keamanan menjadi lebih berlapis. Sebab terdapat prosedur pengelolaan hak pengguna dan proses keamanan yang mudah terkontrol.
  • Proses perbaikan cepat dan mudah. Salah satunya dengan adanya back-up

Tata Kelola Arsip Digital BPJS Kesehatan

BPJS Kesehatan meraih predikat “Memuaskan” dalam penghargaan Anugerah Pengawasan Arsip Nasional 2019 di kategori Lembaga Tinggi Negara, Lembaga Setingkat Kementrian, Lembaga Non-Struktural, serta Lembaga Penyiaran Publik.

Penghargaan tersebut diberikan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia berdasarkan dari pengawasan tahun 2019. Selain BPJS Kesehatan, terdapat 23 kementrian dan 90 lembaga negara lainnya yang menerima penghargaan tersebut.

Tjahyo Kumolo selaku Menteri Pendayahgunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Indonesia menyerahkan penghargaan tersebut. Penghargaan diserahkan kepada Asisten Deputi Bidang Komunikasi Internal dan Administrasi BPJS Kesehatan, Dewi Kurniwijayati. Anugerah penghargaan tersebut diselenggarakan di Surakatta, Jawa Tengah pada Rabu 26 Februari 2019 lalu.

Implementasi arsip digital BPJS kesehatan telah dilakukan semenjak BPJS Kesehatan berdiri. Selain bisa diakses melalui laman resmi BPJS Kesehatan, arsip digital BPJS Kesehatan juga dikembangkan hingga tersedia dalam versi aplikasi Android.

Pelayanan publik yang prima sangat memerlukan pengarsipan yang tertib. Tujuannya agar transparansi serta akuntabilitas sebuah lembaga menjadi lebih baik. Pengarsipan juga menjadi indikator kinerja sebuah badan, terlebih milik negara.

Arsip digital BPJS Kesehatan memang sangat penting adanya. Terlebih di era seperti sekarang yang begitu bergantung pada kemajuan teknologi. Semoga bermanfaat.